Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), informujemy:

1. Administratorem danych jest Nadleśniczy Nadleśnictwa Lubniewice. Aby skontaktować się z nami, wyślij wiadomość pod e-mail: lubniewice@szczecin.lasy.gov.pl lub zadzwoń pod numer tel. +48 755-84-00.
2. Informujemy o wyznaczeniu Inspektora Ochrony Danych - Pan Rafał Gasper. Aby skontaktować się z nim, wyślij wiadomość pod e-mail: iod@netmiedzyrzecz.pl
3. Informujemy, że przetwarzamy Państwa dane osobowe według celów i podstaw prawnych wymienionych poniżej:

a) REKRUTACJA NOWYCH PRACOWNIKÓW

Przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji w celu oceny kwalifikacji kandydatów, przeprowadzenia procesu naboru oraz wyłonienia odpowiedniego kandydata na dane stanowisko pracy.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie danych wykraczających poza zakres wskazany w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z Ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy.

b) ZATRUDNIENIE PRACOWNIKA, STAŻE I PRAKTYKI

Przetwarzanie danych osobowych pracowników, stażystów i praktykantów w celu wykonywania nałożonych na administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa. Przetwarzanie danych osobowych pracowników, w tym wizerunku, w celu promowania działalności Nadleśnictwa.

Podstawy prawne:

• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w celu wykonania umowy o pracę, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
• art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. a) RODO dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z: ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, ustawą z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, ustawą z dnia 28 września 1991 r. o lasach, ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

c) PROWADZENIE KSIĘGOWOŚCI

Przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych oraz sprawozdawczych.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z: ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, ustawą z 29 sierpnia 1997 r. - ordynacja podatkowa;

d) ANALIZA SKARG/ WNIOSKÓW/REKLAMACJI

Przetwarzanie danych osobowych wnioskodawców w celu rozpatrzenia spraw.

Przetwarzanie danych osobowych osób, których dotyczy skarga lub wniosek, a także osób uczestniczących w jego rozpatrywaniu lub zobowiązanych do udzielenia wyjaśnień w związku ze sprawą.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z: ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego;

e) GOSPODARKA LEŚNA

Sprzedaż drewna oraz użytków ubocznych w siedzibie Nadleśnictwa, Kancelariach Leśnictw oraz na stronach internetowych: e-drewno.pl i Portal Leśno-Drzewny, rozpatrywanie reklamacji związanych z zakupami, pozyskiwanie drewna opałowego kosztem nabywcy, obrót nieruchomościami – wynajem okazjonalny, dzierżawa, zakup, sprzedaż, udostępnienie, prowadzenie ewidencji zezwoleń na wjazd do lasu oraz drogi leśne.

Prowadzenie nadzoru nad gospodarką leśną w lasach niestanowiących własności Skarbu Państwa.

Podstawy prawne:

• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z Ustawą z dnia 28 września 1991 r. o lasach, a także Ustawą z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020.
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes administratora – obrona, ustalanie lub dochodzenie roszczeń, bezpieczeństwo osób i mienia

f) GOSPODARKA ŁOWIECKA

Przetwarzanie danych osobowych przedstawicieli oraz członków kół łowieckich w celu dzierżawy obwodów łowieckich, przetwarzanie danych osobowych myśliwych w celach organizacji i obsługi polowań oraz zapewnienia bezpieczeństwa na polowaniach, a także danych osób fizycznych zgłaszających szkody w uprawach rolnych w celu uzyskania odszkodowania oraz ewentualnych procedur odwoławczych

Podstawy prawne:

• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - w związku dopełnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa związanych z: Ustawą z dnia 28 września 1991 r. o lasach, Ustawą z dnia 13 października 1995 r. Prawo łowieckie, Rozporządzeniem Ministra Środowiska z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie szczegółowych warunków wykonywania polowania i znakowania tusz.

g) EDUKACJA PRZYRODNICZO-LEŚNA

Przetwarzanie danych osobowych opiekunów grup oraz uczestników zajęć, konkursów, wszelkich akcji promujących gospodarkę leśną.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO zgoda osoby, której dane dotyczą.

h) PROWADZENIE POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Przetwarzanie danych oferentów oraz osób skierowanych do realizacji zamówienia w celach związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Podstawy prawne:

• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z: ustawą 11 września 2019 r. Prawo zamówień Publicznych, ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach, rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 grudnia 1994 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej w PGL LP.
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

i) UDZIELANIE INFORMACJI PUBLICZNYCH

Przetwarzanie danych dotyczących wnioskodawców w celu rozpatrzenia wniosku i udzielenia informacji, a także przetwarzanie w formie udostępnienia danych osobowych osób, których obejmuje zakres wniosku w celu udzielania informacji wnioskodawcy.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z Ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, Ustawą z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko.

j)WNIOSKI O DAROWIZNY

Przetwarzanie danych osobowych dotyczących wnioskodawców ubiegających się o wsparcie finansowe. Zakres zbieranych danych dotyczy informacji niezbędnych do zawarcia umowy darowizny między Nadleśnictwem, a wnioskodawcą.

Podstawy prawne:

• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z Ustawą z dnia 28 września 1991 r. o lasach.
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO wykonanie umowy darowizny, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• art. 9 ust. 2 lit. e) RODO.

k) MONITORING WIZYJNY

Przetwarzanie danych osobowych pracowników, petentów w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, a także ochrony mienia na terenie siedziby Nadleśnictwa i/lub obiektów należących do Nadleśnictwa oraz foto- pułapki.

Podstawy prawne:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku: Ustawą z dnia 28 września 1991 r. o lasach, Ustawą z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym, Ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO prawnie uzasadniony interes administratora – poprawa bezpieczeństwa osób i ochrona mienia.

4. Oświadczamy, że będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji zawartej umowy i obowiązujących przepisów prawnych, a następnie przez okres konieczny dla zabezpieczenia dochodzenia ewentualnych roszczeń oraz spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z zawartą umową:
   • W celach rachunkowych oraz podatkowych dane będą przetwarzane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
   • Jeśli dane były przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, będą one przechowywane przez okres przedawnienia tych roszczeń, określony w przepisach Kodeksu cywilnego. W przypadku toczącego się sporu, procesu sądowego lub innego postępowania, okres archiwizacji zacznie biec od daty prawomocnego zakończenia sporu. W przypadku wielu postępowań, archiwizacja będzie trwała do dnia zakończenia, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej i przewidują dłuższy czas przechowywania danych lub dłuższy okres przedawnienia dla dotyczących roszczeń.
   • Jeśli dane zostały zebrane na podstawie Twojej zgody, będą przetwarzane do momentu jej odwołania.
   • W celach kadrowych dane będą przetwarzane w następujący sposób: akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowywane będą przez 50 lat. Akta pracowników, którzy rozpoczęli pracę między styczniem 1999 r. a grudniem 2018 r., również będą przechowywane przez 50 lat, chyba że zostanie przesłane do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA; w takim przypadku okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. będą przechowywane przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustalono stosunek pracy.
   • Zapisy z monitoringu przechowywane są przez okres 3 miesięcy od nagrania lub do zakończenia postępowania, w którym nagranie może stanowić dowód.
5. W związku z przetwarzaniem danych osobowych posiadają Państwo prawa do:
   • dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem – w zakresie określonym przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
   • wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa UODO, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych, narusza przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
6. Dane osobowe mogą być przekazywane lub mogą mieć do nich dostęp następujące kategorie odbiorców, jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora:
   • Bank,
   • Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
   • Urzędy Skarbowe,
   • Podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie, Jednostki organizacyjne PGL Lasy Państwowe, uczestniczące w procedurach internetowych, prowadzonych poprzez dedykowane do tego celu: portal „e-drewno.pl” oraz Portal Leśno-Drzewny, oraz jednostkom uczestniczącym w realizacji zakupów z wykorzystaniem „Centralnej kartoteki kontrahentów”,
   • Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w zakresie czynności kontroli i nadzoru oraz udzielenia zgody na zawarcie z Państwem umowy najmu, dzierżawy oraz sprzedaży,
   • Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych w zakresie czynności kontroli i nadzoru w oparciu o wewnętrzne przepisy PGL LP,
   • Biegli rewidenci w ramach badania sprawozdania finansowego,
   • Osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna, informacja o środowisku lub dokumentacja postępowania przetargowego,
   • Inne podmioty upoważnione do otrzymywania danych na podstawie przepisów prawa,
   • Dane mogą być również udostępniane podmiotom, z którymi Administrator ma zawarte umowy powierzenia danych tj.:
     • Zakład Informatyki Lasów Państwowych w zakresie utrzymania baz danych systemów informatycznych,
     • Inne firmy informatyczne świadczące usługi oraz wsparcie techniczne,
     • Radcy prawni świadczący obsługę prawną,
   • Firmy świadczące usługi ochrony osób i mienia,
   • Firmy świadczące usługi związane z obsługą archiwum zakładowego/składnicy akt.
7. Informujemy również o możliwości pozyskania danych osobowych z innych źródeł:

• W ramach organizacji stażu leśnego, dane są gromadzone od Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych, która kieruje osoby na staże do Nadleśnictwa.
• W przypadku postępowania windykacyjnego możemy uzyskać dane od komornika.
• Dane pozyskujemy od notariuszy na podstawie art. 37a ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach, u których zawierane są umowy przedwstępne sprzedaży gruntów.
• W ramach organizacji praktyk studenckich czy uczniowskich, dane pozyskujemy z uczelni lub szkoły, która deleguje na praktyki.
• W ramach organizacji zajęć edukacyjnych możemy pozyskać dane od szkoły lub instytucji zgłaszającej uczestnictwo w zajęciach i konkursie.
• W ramach prowadzenia nadzoru na lasami niepaństwowymi, dane pozyskujemy od Starosty Powiatu.
• W ramach realizacji zadań związanych z łowiectwem dane możemy pozyskać z koła łowieckiego, którego członkiem jest osoba.
• W ramach prawa pierwokupu przysługującemu na mocy art. 37 a, ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach, dane pozyskujemy od notariuszy, u których zawierana jest umowa przedwstępna kupna - sprzedaży gruntu.
• W ramach realizacji zamówień publicznych możemy pozyskać dane z rejestrów publicznych m.in. CEIDG, REGON, KRS.